Un principiante en las Artes Gráficas Una experiencia en un sector que nos envuelve… El blog personal de David Pinelo.

Manejo de clientes esporádicos

Hay algunos problemas, que se presentan en la gestión del día a día que pueden parecer sin importancia, pero que a la larga pueden dar lugar a una cantidad de problemas importante. Uno es la gestión informática de clientes esporádicos. Si tengo un cliente que sé que va a venir un sólo día y quizás no aparezca nunca, ¿realmente interesa crearle una ficha de cliente en el sistema? ¿Realmente merece la pena esa inversión de tiempo y de distorsión de información en el sistema?

El día que mi padre, fundador de la empresa, me planteó este problema, pensé que lo mejor era dar de alta a todos los clientes con ficha propia en el sistema, fueran o no esporádicos. Sin embargo, esta aproximación tiene problemas importantes.

• La agenda de clientes puede llegar a hacerse inmanejable, con cientos de registros de clientes que nunca se volverán a utilizar.
• Se tendrán además, registros inconsistentes. Inevitablemente todos tendemos a no incorporar toda la información de un cliente esporádico... total, si no va a volver a venir, ¿para qué complicarnos introduciendo toda la información?

Por otro lado, almacenar todos los clientes tiene otra serie de ventajas

• Un funcionamiento lineal del sistema informático (para crear una factura siempre debe existir clientes creados)
• Una agenda de clientes potenciales (ya que fueron clientes alguna vez nuestro) que nos puede permitir rescatarlos en el futuro.

En nuestro caso optamos por una solución intermedia. Nuestra agenda de clientes presenta una estructura relacional 1 a muchos, con una tabla que gestiona la información del cliente, y otra las posibles direcciones (o sucursales) de ese cliente. Para los clientes esporádicos, introduje una modificación en el programa, que permitiera la creación de un único cliente mostrador, pero con múltiples direcciones para clientes esporádicos directamente desde facturas, albaranes o presupuestos. La solución es efectiva.

Al plantear la mudanza a OpenBravo u OpenXpertya o cualquier otro ERP, esta opción deja de estar disponible para nosotros. A no ser que la implemente... me lo estoy pensando.